経費精算ソフトの導入で米国拠点の業務を効率化 — 会計ソフト連携で「事務ミスの防止」と「決算の早期化」を両立
ＣＤＨ会計事務所
クライアントサクセスパートナー
中尾 倫子
近年、米国では小切手詐欺（Check Fraud）が深刻な社会問題となっています。米国財務省（FinCEN）の報告によれば、不審な活動の報告数はわずか1年で約2倍（約68万件）に達し、年間被害額は数兆円規模に上ると推定されています。特に郵便ポストから小切手を盗み内容を書き換える「小切手洗浄」が横行しており、自社で小切手を郵送すること自体が経営上の大きなリスクとなっています。
【はじめに】
アメリカでは決済の電子化が進む一方で、取引先の要請や商慣行により、依然として小切手による支払いが必要な場面も多く見受けられます。しかし、手作業による小切手管理は経理部門の大きな負担となるだけでなく、承認ルートの不透明さによる処理遅延や、紛失・偽造のリスクも伴います。
今回は、支払いプロセスをオンラインで完結させ、効率化とガバナンス強化を同時に実現できるクラウドツール「BILL」をご紹介します。
【BILLで実現する支払い管理とは】
BILLは、請求書の受取り、支払いの承認および実行、会計システムとの連携など、企業の支払いプロセス全体をカバーできるクラウドソフトです。
支払い業務の流れに沿って、主に以下の機能があります。
請求書の受取りと一元管理
専用の受領用メールアドレスを設定し、取引先から直接請求書を送付してもらいます。受領した請求書は自動でアップロードされ、AI（OCR機能）が支払金額、期日、支払先などを読み取ります。担当者は画面上で内容を確認・修正するだけで入力が完了します。
オンライン承認フローと支払実行
事前に設定した承認ルートに基づき、承認者はオンライン上で請求書原本とデータを確認・承認します。権限のないユーザーによる支払実行を防ぐことができ、内部統制が強化されます。支払いはACHに加え、小切手にも対応しており、小切手の場合はBILL側が会社に代わって印刷・郵送を代行します。
会計ソフトとのシームレスな連携
BILLは単体でも利用可能ですが、QuickBooks Desktop、QuickBooks Online、Oracle NetSuite、Sage Intacct、Microsoft Dynamicsなどの主要な会計ソフトと連携可能です。BILLでの入力情報が自動的に会計ソフトへ反映されるため、二重入力の手間とミスを削減できます。
【BILLを活用するメリット】
ペーパーレス化と検索性の向上:
請求書をクラウドで一元管理するため、紙の保管が不要になります。監査時も必要な証憑を即座に抽出可能です。
内部統制の強化（不正防止）
「作成者」と「承認者」の職務分掌を明確に分離できます。また、自社で小切手在庫を持つ必要がないため、紛失や偽造のリスクを低減できます。
場所を選ばない業務遂行
クラウドベースのため、出張先や自宅からでも承認・支払い手続きが可能です。
キャッシュフローの管理
支払い予定日を事前に設定し、自動実行することで、資金計画の精度が高まります。
低コストでの導入が可能
高額な初期投資は不要で、月額の利用料（ユーザー単位）と決済ごとの手数料というシンプルな料金体系です。低コストで最新のセキュリティと効率化を手に入れることができます。
【まとめ】
支払い業務は日常的なルーティンである一方、手作業や属人化が残りやすいプロセスです。請求書管理のデジタル化と承認フローの可視化を進める手段として、BILLのようなクラウドツールの導入を検討してみてはいかがでしょうか？
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